Aby odebrać dowód rejestracyjny należy złożyć (przesłać pocztą lub w kopercie złożyć do skrzynki znajdującej się w Wydziale Komunikacji Urzędu Miasta Olsztyna):
- pozwolenie czasowe;
- kartę pojazdu, jeżeli była wydana;
- brakujące dokumenty, np. zaświadczenie potwierdzające zapłatę akcyzy w przypadku warunkowej rejestracji pojazdu sprowadzonego z zagranicy lub zaświadczenie z przeglądu technicznego, jeżeli jest wymagane;
- pełnomocnictwo w przypadku współwłasności wraz z dowodem opłaty skarbowej, jeżeli złożenie takiego pełnomocnictwa podlega opłacie ;
- pisemną informację do którego ze współwłaścicieli odesłać dowód rejestracyjny (w przypadku współwłasności).
Od 7 kwietnia (wtorek) mieszkaniec, który dokonał wcześniej rezerwacji on-line, powinien pozostawić dokumenty w wydziale komunikacji w przygotowanym do tego miejscu (po uprzedniej ich weryfikacji przez wyznaczonego pracownika). Jednocześnie jest informowany o terminie realizacji jego sprawy.
Do skrzynki na dokumenty, wnioski mogą składać jedynie osoby mające potwierdzoną wizytę on-line. Powinny  być kompletne, bo w przeciwnym razie zostaną one odesłane bez rozpatrzenia.